01 сентября 2014 года вступили в силу отдельные поправки в правила создания, деятельности и ликвидации юридических лиц, внесенные в ГК РФ Федеральным законом от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ. Одним из наиболее существенных изменений является введение понятий "публичное общество" и "непубличное общество". Наименования юридических лиц, созданных до 1 сентября 2014 года, должны быть приведены в соответствие с новыми правилами при первом изменении учредительных документов. В связи с чем у работников кадровых служб возникает множество вопросов относительно необходимости и порядка внесения изменений в кадровые документы. Рассмотрим в данной статье.
Итак, как мы уже говорили в статье "Публичные и непубличные общества: действия работодателя" в разделе "Новости", срочно отправляться в налоговый орган для изменения наименования нет необходимости. Сделать это следует при первом изменении учредительных документов. Следовательно, до тех пор пока у компании не возникнет потребность внесения изменений, акционерное общество может продолжать свою деятельность с прежним наименованием.
Однако рано или поздно акционерному обществу необходимо будет внести изменения в учредительные документы и изменить наименование с ОАО на публичное акционерное общество.
В соответствии со ст. 54 ГК РФ, каждое юридическое лицо имеет наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Решение о переименовании компании принимают ее учредители, участники или уполномоченный орган. Далее в учредительные документы вносят изменения, которые приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации (п. 3 ст. 52 ГК РФ). Форма № Р50007 «Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц» подтверждает регистрацию таких сведений. После его получения можно вносить изменения во внутренние документы компании, включая кадровые.
В таком случае кадровикам необходимо будет также провести ряд изменений:
1. Издание приказа об изменении наименования организации.
Данный приказ:
- составляется в произвольной форме;
- является приказом по предприятию (по основной деятельности);
- издается на основании Листа записи ЕГРЮЛ;
- может предусмотреть также лицо, ответственное за внесение изменений в кадровые документы.
2. Заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.
Несмотря на то, что наименование организации не относится к числу обязательных условий трудового договора и не влияет на трудовые отношения с сотрудниками, однако оно является одним из указываемых в нем сведений (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, трудовой договор, как и трудовая книжка, является документом, подтверждающим стаж работы сотрудника у конкретного работодателя. Следовательно, при переименовании компании следует внести изменения в трудовые договоры. Можно включить измененные сведения в сам текст трудового договора, применив по аналогии порядок, предусмотренный частью третьей статьи 57 Трудового кодекса. Но изменения нужно внести и в экземпляры трудовых договоров, которые находятся на руках у работников, что в некоторых случаях может быть затруднительно. В связи с чем возможен второй, наиболее простой и удобный вариант: заключение дополнительных соглашений, в которых следует указать дату, с которой было изменено наименование работодателя (дата внесения изменений в ЕГРЮЛ).
3. Внесение в трудовые книжки записи о переименовании организации.
Запись о переименовании организации вносится в порядке, указанном в п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.
Графы 1 и 2 остаются незаполненными. В графу 3 вносится запись "Организация такая-то с такого-то числа переименовна в такую-то". Дата переименования в данном случае будет совпадать с датой внесения изменений в ЕГРЮЛ. В графе 4 необходимо указать реквизиты приказа (дату и номер) о переименовании организации.
4. Внесение изменений в личные карточки работников (рекомендуется форма №Т-2").
Изменения в наименование организации в данном случае рекомендуется вносить в порядке, аналогичном изменениям в персональные данные работников. А именно рекомендуем:
- зачеркнуть одной чертой старое наименование,
- сверху написать новое,
- поставить подпись ответственного лица,
- указать реквизиты приказа о переименовании.
Что касается внесения изменений в локальные акты при переименовании организации, то трудовое законодательство данного требования не содержит. Например, в соответствии со ст. 43 ТК РФ, коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации. Аналогично продолжают действовать и локальные акты.
