Аудит кадровой документации

Целью аудита кадровой документации является:

 - определение  соответствия кадровой документации требуемым нормам;

 - устранение  риска нежелательных последствий;

 - предупреждение  риска привлечения к административной ответственности;

 - объективная оценка деятельности компании в трудовой сфере;

 - повышение эффективности работы с персоналом.

Почему кадровая документация так важна? 

1. Правильная кадровая документация – залог отсутствия штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.

2. Кадровые документы, составленные в соответствии с требованиями действующего законодательства –  50% успеха при споре с работником, контрагентом и  налоговым органом.

3. Вы устанавливаете прозрачные отношения с работниками, у работников появляется доверие к работодателю: уверенность в защите их прав на работу и отдых, чувство стабильности компании, спокойствие за свой непрерывный профессиональный стаж, позитивное отношение к компании и руководству. Мотивация работников: повышение эффективности без затрат.

4. Важнейшей составляющей имиджа любой компании является умение грамотно строить взаимоотношения со своими работниками. Соблюдение закона – статус Вашей компании, конкурентоспособность и уверенность в завтрашнем дне.

5. Грамотная система кадрового документооборота – отлаженный механизм управления.  

Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

 - при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

 - при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

 - при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

 - при смене руководства организации;

 - при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Мы имеем многолетний опыт работы в проведении аудита кадровой документации компаний различных видов деятельности и форм собственности. В ходе проверок наши специалисты консультируют представителей Заказчика и дают рекомендации по методике ведения кадрового учета.

 При аудите кадровой документации Заказчика могут быть проведены следующие работы:

1. проверка локальных нормативных актов, касающихся кадровых вопросов: коллективных договоров, положений (о премировании, надбавках, компенсациях и прочее), приказов, распоряжений;
2. проверка документов, касающихся приема или увольнения работников;
3. аудит организации кадрового делопроизводства, анализ порядка и сроков документооборота;
4. проверка порядка оформления и ведения трудовых книжек;
5. аудит соответствия действующих трудовых договоров Трудовому кодексу;
6. проверка гражданско-правовых договоров на соответствие гражданскому законодательству и на предмет возможности переквалификации их в трудовые договоры;
7. проверка порядка системы надбавок, премирования на предмет соответствия законодательству;
8. подготовка предприятия к проверке
9. подготовка компании к проверке трудовой инспекции;
10. помощь в составлении отсутствующих документов, внесение изменений в действующие нормативные акты, договоры и иные документы.

     

Варианты аудита кадровой документации:

1. ОБЩАЯ ПРОВЕРКА всей кадровой документации за определенный период;
2. ВЫБОРОЧНАЯ ПРОВЕРКА: может проходить только по определенным работникам, или только по выбранным видам кадровых документов (например, прием на работу, увольнение, отпуск);
3. ЦЕЛЕВАЯ ПРОВЕРКА кадровой документации по конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в предконфликтном (конфликтном) состоянии, для чего важен порядок в документах;

Какие документы обязательно будут проверены в ходе кадрового аудита:

 - Трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам;

 - Коллективные договоры и соглашения;

 - Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные правовые акты по вопросам труда;

 - Приказы (прием, увольнение, перевод, отпуск и пр.);

 - Документы - основания;

 - Графики отпусков, уведомления, заявления;

 - Графики сменности;

 - Табели учета рабочего времени;

 - Документы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные/праздничные дни;

 - Штатные расписания и приказы об их утверждении/внесении изменений;

 - Должностные инструкции;

 - Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;

 - Трудовые книжки работников;

 - Книги учета, журналы регистрации;

 - Документы, связанные с командировками;

 - Личные карточки работников;

 - Иные документы.

Результатом аудита кадровой документации является подробный отчет, в котором отражены:

1. перечень выявленных в документах нарушений трудового законодательства;
2. требования законодательства, и возможная ответственность руководителей;
3. список документов, отсутствующий в компании, но являющиеся обязательными;
4. оценка рисков по каждому нарушению на возможность трудового конфликта или последствий проверки инспекцией по труду;
5. краткая оценка ситуации в компании по ведению кадровых документов на определенный момент времени;
6. расстановка приоритетов по дальнейшим работам;
7. практические рекомендации по исправлению нарушений.