17 декабря - крайний срок для утверждения графика отпусков на 2015 год

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года, т.е. не позднее 17 декабря. Как это сделать? Несколько правил + форма для скачивания.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Важно!

- Должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года;

- Порядок согласования с выборным органом первичной профсоюзной организации – в соответствии со ст. 372 ТК РФ;

- График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков:

- сводный документ, составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 01;

- представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем сотрудникам структурных подразделений организации;

- В графике учитываются ежегодный основной оплачиваемый отпуск, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, отпуска, неиспользованные за предыдущие периоды, отпуска совместителей по предоставленной с основного места работы информацией.

График отпусков кроме обеспечения права работников на отдых дает также ряд преимуществ для работодателя:

- если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных(не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ));

- у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику;

- график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться неиспользованные отпуска.

Совет! Следует учесть пожелания работников до составления графика отпусков. Это возможно сделать несколькими способами:

1)Если численность сотрудников организации невелика, можно направить запрос в адрес всех сотрудников. Сотрудники могут выразить пожелания, заполнив удобную форму, ведомость планирования отпусков, заявление и т.д.

2)При большой численности сотрудников ведомость планирования удобней вести по подразделениям, направив запрос в адрес руководителей структурных подразделений.

Совет! Не забудьте в Графике отпусков учесть обязательные дополнительные отпуска отдельных категорий работников. Например работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда, работников с ненормированным рабочим днем, работников, работающих в условиях Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, и т.д.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7. Однако, с 01 января 2013 года, в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ), унифицированные формы не являются обязательными к применению.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных ученых документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. То есть каждой организации необходимо издать приказ «Об утверждении форм первичных учетных документов, применяемых организацией» и при этом либо использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", либо разработать собственные формы.

Унифицированная форма № Т-7 в качестве бланка Графика отпусков достаточно удобна, поэтому ее можно взять за основу и доработать по своему усмотрению в случае такой необходимости.

Рекомендации по заполнению унифицированной формы № Т-7:

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника, количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Графы 7-10 заполняются от руки по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.

Если у Вас возникли трудности с составлением Графика отпусков на 2015 год, специалисты Центра кадровых решений "P&B excellent" всегда готовы оказать содействие в рамках услуги кадрового консалтинга. Будем рады сотрудничеству.

Унифицированная форма бланка графика отпусков № Т-7 доступна для скачивания.